ある廃棄物処理業者の中で、社長の代替わりがありました。新社長から相談を受けた顧問税理士法人のスタッフである澤本さん（税理士法人横須賀・久保田）は、新社長に対してfreee会計の導入を含めた経理業務の改善を提案します。

同社はそれまで、手書きした紙の振替伝票を会計事務所へ渡し、会計事務所で会計ソフトへ手入力するというかなりアナログな作業をしていました。そこからfreee会計での自計化へ大転換を実現した澤本さん。その過程でどんな苦労や工夫があったのか、またその結果社長にどんなメリットが生まれたのか、お話を伺いました。

このお客様にはfreee会計が合っている

――今回、依頼を受けたのはどういう業種の顧問先だったのでしょうか？

澤本さん（以下、澤本）：廃棄物処理業者です。これまでの社長から新しい社長に代替わりして、新社長の指揮の下、再出発しようとする会社でした。

――その会社はfreee会計を導入する前、どんな課題を抱えていましたか？

澤本：経理の担当者が科目印と手書きで振替伝票を作成していて、ITやDX（Digital Transformation）などは取り入れられていませんでした。私たちの事務所では伝票をもとにデータを打ち込むだけ。社長の代替わりを機に経理業務の効率化および自計化をお手伝いしたいと思っていました。

債権管理についても同様にかなりアナログでした。請求書は経理担当者が手書きで作成し、入金の管理も手書きの売掛金台帳で行われていました。手書き作業に時間がかかるだけでなく、得意先も多く、売上計上から入金までの期間も各社で異なるため、数ヶ月後の面談のタイミングで過去の入金誤りや債権の滞留に気付くこともありました。

このようにアナログな作業によって経理担当者の負担増とミスの温床になってしまっていたのです。

――澤本さんが持った課題感は、新社長や経理担当者とも共有できていたのでしょうか？

澤本：当初は新社長は経理の細かい実務までは把握されていませんでした。また経理担当者もそれが当たり前になっていたので、特に経理業務の内容自体に課題感を持たれていませんでした。そのため、まずは経理の業務の内容を社長にも知ってもらった上で、このままではどんな弊害があるのか、freee会計で効率化すればどんな姿にになるのかを丁寧にご説明しました。ポイントは

• 請求書を簡単に発行できること
• 入金の管理が手間なく行えること
• 毎月正確に入金チェックできるために入金漏れ・間違いにも気付けるようになること

という点です。この結果、もともと社長はぼんやりではありますがITを活用した効率化に興味をおもちだったこともあり、是非freee会計を使えるようにしたいとおっしゃっていただけました。

しかし、ここで一つ想定外の出来事がありました。

インターネットバンキングは使いたくない

――どのような問題ですか？

澤本：新社長はインターネットバンキングの利用経験がなく、漠然とした不安から抵抗感をお持ちでした。freee会計を導入するにあたり、「インターネットバンキングを使わないと効果は半減します」とお伝えしても「それでもかまわない」とおっしゃるのです。

そこで、「freeeデータ化サービス」を利用することを考えました。
顧問先から預かった通帳のコピーをスキャンしてfreee会計に送れば、インターネットバンキングに連携したのと同様にfreee会計に通帳明細を取り込むことができます。その後は「自動で経理」というfreee会計の画面で仕訳を登録していくだけです。

これによりインターネットバンキングを利用せずとも、記帳代行業務の効率化を実現することができました。

会計事務所の伴走により完全な自計化に成功 ​​

――成功のポイントはどんなところだったのでしょうか？

澤本：新社長は、デジタル化は時代の流れとしては必要かもしれないとは思いつつ、抵抗感も持たれていました。そんな新社長や経理担当者を説得するのに、請求書が売上・売掛金とリンクしているため、今までは請求書・売掛金台帳・振替伝票の三つに書いていたことが1回で済むようになる点、さらに入金の消込作業も楽になり、かつどの請求分が未入金なのかも一目で確認できる点など、先方にとってのメリットを具体的にご提案できたことが奏功したと思います。

当初はインターネットバンキングがなければ効率化は厳しいのではと思っていましたが、freeeデータ化サービスを使ってfreee会計を十分に活用できました。結果として、顧問先で振替伝票を手書きする作業と、事務所側でそれを打ち込む作業の両方がなくなり双方にメリットが出る形になりました。

――全体的な流れとして、どのような段取りで導入支援を進めたのでしょうか？

澤本：いきなり先方でfreee会計の記帳をしてもらうのではなく、一旦freee会計での記帳代行という形で事務所側で１，２ヶ月分作業を行いました。その中である程度自動登録ルールを作成しておきます。その状態から、まずは請求書を使っていただく、次に入金のチェックをしていただくなど徐々に役割を先方へ広げていき、最終的に完全な自計化にたどり着きました。

一から先方で触っていただくのではなく、一旦記帳代行の期間を挟むというのがスムーズに切替えるためのポイントかと思います。

―― 自計化がうまくいったポイントは何だと思いますか？

澤本：「自計化は上手くいかない」と思っている税理士の方は少なくないかもしれません。仕事の仕方を変えるのはそれなりに負担のかかることですので、作業が楽になるからという理由だけでは自計化が完了する前に先方の心が折れてしまいます。しかしタイムリーに経営数字を社長に提供できたりミスの削減など、真のメリットを提案時にしっかり伝えられていれば、モチベーションを維持しやすくなると思います。

今回の新社長は、これまでに経営のご経験がなく、不安の中でスタートを切るかたちになりました。そんな新社長と共にfreee会計を使ったデジタル化と自計化を進め、記帳代行という作業よりも、お客様の業務がよりよくなるご提案・ご支援をするというより付加価値の高いサービスの提供に成功した澤本さん。新社長との二人三脚に、確かな手ごたえを掴んでいるようです。